第1回同期会開催までの記録

 

第1回会合

日時:2005年(平成18年)4月27日
場所:東京・六本木
トピックス:幹事(A~E組)初顔合わせ

第2回会合

日時:2005年(平成18年)6月8日
場所:東京・武蔵小山
トピックス:A組幹事1名追加

第3回会合

日時:2005年(平成18年)7月13日
場所:東京・武蔵小山
トピックス:G・H組幹事追加

第1回幹事会議事録

日時:2005年(平成18年)7月27日(水)、19時30分~
場所:東京・六本木
出席者:A組1名、B組3名、C組1名、D組0名、E組0名、F組0名、G組2名、H組3名
議事:

1.今後のスケジュール
 ◇8/31まで・・・名簿整理(C組幹事T田氏)。
 ◇9/1・・・印刷担当(G組Y本氏)へ名簿を提出し、印刷業務発注(C組幹事T田氏)。
 ◇9/10・・・印刷完了⇒発送(G組Y本氏)。
 ◇10/10・・・返信ハガキによる出欠連絡の締め切り。返信は各クラス担当へ。
 ◇10/29・・・出席人数を確定し、酒類などの発注(A組幹事F田氏)。
 ◇11/5・・・本番。

2.会費
 男性 8,000円、女性 7,000円 ※2次会の費用は含むのでしたっけ?別でしたっけ? 次回幹事会で確認願います。

3.当日スケジュール
 ◇17:00・・・ 菊桜会
 ◇18:40・・・ 同期会開宴
 ◇21:00頃・・・2次会開宴 ※ここはメモを残していなかったので、とりあえず昨年(34回生)のものをそのまま流用させていただきました。次回幹事会で確認願います。

4.当日スタッフ
 ◇進行 1~2名
 ◇受付 各クラス1~2名
 ◇連絡 A組幹事F田氏

5.次回幹事会
 ◇日時 8/18(木) 19時30分~
 ◇場所 前回と同じ
 ◇議題 1.各クラス進捗状況報告、 2.当日イベント・式次第の検討、 3.その他

以上

第2回幹事会議事録

日時:2005年(平成18年)8月18日(木)、19時30分~
場所:東京・六本木
出席者:A組2名(F田・R石堂)、B組1名(H出)、C組1名(T田)、D組1名(N山)、E組1名(S藤)、F組0名、G組2名(N海・Y本)、H組4名(M部・K保・K島・O西)
議事

1.各クラス名簿進捗
 A:ほぼ完成、B:7割くらい、C:ほぼ完成、D:期日までには出せる、E:ほぼ完成版あり、F:後日確認、G:完成、H:女性は100%、全体で6割くらい?

2.今後のスケジュール
 ◇8/25まで・・・各クラス幹事は名簿を出来るだけアップデートし、Excel化してC組幹事 T田まで送信することを再確認。 F組はH出が後ほど確認。
 ◇8/31まで・・・名簿整理(T田)。
 ◇9/1・・・Y本(印刷担当)へ名簿提出し、印刷業務発注(T田)。内容はH出とY本で打合せ。
 ◇9/10・・・印刷完了⇒発送(Y本)。
 ◇10/10・・・返信ハガキによる出欠連絡の締め切り。返信は各クラス担当へ。
 ◇10/29・・・出席人数を確定し、酒類などの発注(F田)。
 ◇11/5・・・本番。
 上記を再確認。

3.その他
(1)菊桜会から担任の先生に案内状が行くが、それとは別に各クラス幹事が個別に連絡して出席依頼。連絡先はF田が把握。
(2)当日スタッフ
 ◇進行1~2名 N海、K保。
 ◇受付 各クラス1~2名⇒各クラス幹事が指名(自分でやっても可)。
 ◇連絡 F田。
(3)名札を用意・・・シール式で自分で記名して胸に貼る。
(4)ホームページの更新、充実を考えていく。
(5)次回幹事会で、当日のイベントを考える。

4.次回幹事会
 ◇日時 9/15(木)、19時30分~
 ◇場所 未定
 ◇議題 1.当日イベント・式次第の検討、 2.その他

以上

第3回幹事会議事録

日時:2005年(平成18年)9月15日(木)、19時30分~
場所:東京・武蔵小山
出席者:A組2名(F田・R石堂)、B組2名(H出・I田)、C組1名(T田)、D組1名(S崎)、E組0名、F組0名、G組2名(N海・Y本)、H組2名(K保・O西)
議事

1.当日スケジュールの机上シュミレーション
 同期会開催日の1日のスケジュールを、時系列に机上でシュミレーション。
 各イベントでの詳細事項、開催上での懸念事項を洗い出すとともに、当日の流れについて、幹事同士の意識の共有化を図る。

2.同期会開催日までの実行項目の確認
 開催当日までに準備しておくものや、事柄について整理。

3.同期会プログラムの検討
 イベントとしてどんなことをするか、意見を交換。
 候補としてあがったイベントが実施可能かどうか調査を行い、次回幹事会にて報告の予定。

4.幹事内での役割分担検討
 複数のチームを形成し、同期会の運営にあたることを決定(各チームのリーダーについても、同時に決定)。

5.2次会会場検討
 一旦、仮予約レベルでの場所確保まで完了。

6.次回幹事会
 ◇日時 10月2日(日)、 14時~
 ◇場所 小山台会館(東京・武蔵小山)
 ◇議題 1.当日イベント・式次第の検討、2.各チームの進捗状況報告、3.その他

以上

第4回幹事会議事録

日時:2005年(平成18年)10月2日(日)、14時~
場所:小山台会館(東京・武蔵小山)
出席者:A組3名(F田・R石堂・Y州)、B組1名(H出)、C組2名(T田・S崎)、D組0名、E組0名、F組2名(I田・I吉)、G組0名、H組2名(M部・O西)
議事

1.返信状況確認
 H出幹事長より、返信済みハガキを各クラスの幹事に配布。
 締切日(10/10)までに返信がなかった人への対応について検討⇒クラス毎に、幹事より電話等による個別連絡を実施。併せて、案内状発送後に住所が判明した人達についての対応要領も検討。
2.名簿開示要否について、再検討
 同期会当日には、名簿の配布は行わないことにする。ただし、当日の受付時に「名簿開示要否」のアンケートを取り、同期会開催後日に改めて配布可否の検討を行う予定。
3.同期会プログラムの検討
 前回候補としてあがったイベントについて、物資調達ルートetc.の確認を実施。
4.会場の見学
 総会&同期会会場の下見を実施。
5.受付実施要領検討
 受付担当者が行う項目を検討(次回幹事会で最終確認を実施)。
6.2次会会場予約状況の確認
 詳細内容については、現時点では未着手。追って会場側と折衝の予定。
7.次回幹事会
 ◇日時 10月19日(水)、19時半~
 ◇場所 東京・武蔵小山
 ◇議題 1.当日イベント・式次第の詳細を決定、2.各チームによる進捗報告、3.その他

以上

第5回幹事会議事録

日時:2005年(平成18年)10月19日(水)、19時30分~
場所:東京・武蔵小山
出席者:A組2名(F田・R石堂)、B組3名(H出・I田・N瀬)、C組1名(T田)、D組1名(S崎)、E組0名、F組0名、G組1名(Y本)、H組2名(M部・O西)
議事

1.当日の式次第(進行表)の確認
 M部氏作成の進行表を元に、当日の進行要領を確認。

2.受付名簿の様式検討
 K島氏作成の原案を元に、当日受付で使用する名簿の様式を検討。(K島氏作成版をそのまま採用)

3.受付要領および当日の参加者に配布するペーパーについて検討
 T田氏作成案を元に検討。

4.当日のイベントについて確認

5.名札の準備について
 作成はY本氏が担当(シールタイプ・1人複数枚)。名札は、在学当時の姓名での表記にする。
 全体としての幹事会は、今回が最後。後は、個別に幹事間でメール等で相談・対応。必要に応じては小規模での会合を実施の予定。

以上