第3回同期会開催までの記録

 

第1回幹事会記録

日時:2011年(平成23年)10月10日(月・祝)、16:30~18:00
場所:小山台会館(東京・武蔵小山)
出席者:(A組)T洲・R石堂、(B組)O橋・H出、(C組)I崎、T田(E組)北口、(F組)O河内・I吉・H詰、(G組)T岡・Y本、(H組)O西・M部
審議事項:
(1)第3回同期会開催の決議
 2012年(平成24年)に第3回同期会を開催することを決議。本幹事会をキックオフとする。

(2)開催場所および開催候補日の選定
 6月下旬~7月上旬の土曜日、小山台会館での開催。候補日は6月30日もしくは7月7日。ただし予約確定後であっても財団の催しが優先されるため、情報入手に努め日程変更のないよう留意する。

(3)基本的なコンセプトと予算設定
 パーティー業者等に頼らず幹事会で大半を手配・作業することで、手ごろな会費で参加できる会とする。2000円~3000円/人が目標。

(4)イベントの実施について
 前回に続き、シークレットイベントを企画。バンド演奏など次回までに素案を検討。前回のスライドショーについても再上映を前提とし、ヴァージョンアップが可能か試みる。

(5)クラス幹事の変更について
 各クラスとも幹事を確定し、変更ある場合速やかに幹事会に連絡する。

(6)その他
 次回の幹事会開催については、2011年(平成23年)12月17日(土)17:00~19:00、於:小山台会館とする。
以上

第2回幹事会記録

日時:2011年(平成23年)12月17日(土)、17:00~19:00
場所:小山台会館(東京・武蔵小山)
出席者:(A組)F田・R石堂・Y洲、(B組)O橋、(C組)T田・I崎、(E組)K口、(F組)O河内・H詰、(G組)I田、(H組)M部・O西
審議事項:
(1)同期会会場(会館3Fホール)の見学とレイアウトについて
 会場となる小山台会館3F大ホール・中ホールを見学。机・イスの個数確認、照明および空調設備の確認、ビデオ・音響機器の確認。
 レイアウトについては担当者が次回までに案を検討。

(2)開催日時と会場の仮予約について
 2012年(平成24年)7月7日(土)、16:30~19:30の開催とする。正式な申込みは期日に事務局より行う。

(3)二次会会場の設定について
 70~100人程度の参加を想定し、武蔵小山で20:00より開催を予定。二次会からの参加も可とする。小山台会館の予約確定後、候補店に対し事務局よりコンタクトを行う。

(4)会費の設定について
 一次会は3,000円/人、男女ともに同額とする。二次会は3,000円/人程度を想定する。なお今回は、恩師からも会費負担をいただく。

(5)案内状文面と送付時期・送付方法について
 案内文の文面案を3月末までに確定し、5月のWG明けに各クラス幹事が案内文を印刷し発送、開催1ヶ月前の5月末までに出欠確認を行う。

(6)飲食の手配について
 料理は、ワンウェイケータリングで手配。片付けの手間のかからないものとする。注文は近づいた期日で可能であることを確認。
 ドリンク類は地元の酒屋で手配。冷えた状態を保つ工夫を今後検討する。

(7)イベントの企画について
 前回上映したスライドショーを再演するが、新たな改訂作業は行わないこととする。
 歓談中のBGMを事務局で検討する。
 2択で勝者を絞り込んでいくクイズを実施し、賞品を用意する。クイズの内容は、当時の学校に関するもの、当時(1980年~1983年)の時事・芸能の話題などとし、各幹事が1人2問以上を立案し次回幹事会までに提示する。

(8)各ミッション担当者の選定決定その他
 事務局、会計、案内状、会場レイアウト、飲食、イベントの各担当メンバー(班)を決議。総合司会については継続協議。

(9)その他
 次回の幹事会開催は、2012年(平成24年)2月21日(火)19:00~21:00、於:小山台会館とする。
以上

第3回幹事会記録

日時:2012年(平成24年)2月21日(土)、19:00~21:00
場所:小山台会館(東京・武蔵小山)
出席者:(A組)Y洲・R石堂、(B組)I田・O橋、(C組)I崎・T田、(D組)O下、(E組)K口・S藤・H野、(F組)O河内・I吉、(G組)Y本、(H組)M部
審議事項
(1)同期会の進行について
 受付開始16:00、同期会16:30~19:30
 式次第は、乾杯・歓談(60分)、クイズイベント(30~45分)、歓談(45分~60分)、DVD(スライドショー)再上映(30分)、中締めとする。

(2)会場レイアウトについて
 テーブル配置は、大ホールステージから見て最も奥にドリンクコーナー、その手前の左右に料理を置くテーブルをセットする。ステージ寄りのエリアには歓談用として3島のテーブルをセットし、イベント時には歓談用テーブルは少し動かしスペースを確保する。
 テーブルには使い捨てのテーブルクロスを使用する。
 場内は七夕をイメージした飾りつけを企画する。

(3)クイズイベントについて
 イベントの司会者、PCオペレータの選任、クイズ画面サンプルの確認。
 出題は10問前後とする。
 最後の一人まで絞り込むために、必要ならば山勘で答えさせる問題(その場で問題を決め出題)の準備も検討する。
 クイズイベントに係る予算(賞品・経費)の決議。

(4) 飲食手配について
 最低参加人数を80人とし、予算総額の見込額を決議。
 ケータリング手配の料理は40人前程度とし、あとはスナック菓子や乾き物などを手配して充当する。
 ドリンク類を冷やすため、縁日などで使用しているクーラーボックスを2台レンタルすることを決議。
 搬入・搬出作業は幹事会全体で行う。

(5) 廃棄物処理について
 参加者に、分別の徹底を周知依頼する。
 ドリンク類の空き缶・空き瓶については、手配した酒屋による引き取りを交渉する。
 その他の廃棄物に関しては、品川区の事業系ごみ処理券を準備し、分別後、会館からの排出を交渉する。

(6)開催案内について
 35回生ホームページに開催案内を掲示する。
 前回同期会での音信不通者リストの修正の有無を、2月29日までに各クラス名簿担当者は報告する。
 ・各クラスでメール等でプレ告知を行い、併せて学年全体の音信不通者に係る情報提供を依頼する。
 正式な案内(往復はがき)の文面案・3案を審議し決定。
 正式な案内の発送は5月中頃とし、返信期日は5月末とする。
 出席者数については、全体で80名をミニマムとした予算設定であることから、各クラス最低10名の確保に努める。

(7)二次会について
 20:00開始、武蔵小山の某店貸切を第1候補とし、予算3000円/人を目安に事務局が交渉する。

(8)その他
 当日の運搬車両(台車含む)として、事務局がバンを1台用意し、同期会翌日まで会館地下に駐車可能。
 チェリオ(懐かしのジュース)の手配を事務局が検討。
 次回幹事会開催は、4月14日(土)午後、於:小山台会館とする。

以上

第4回幹事会記録

日時:2012年(平成24年)4月14日(土)、14:00~17:00
場所:小山台会館(東京・武蔵小山)
出席者:(A組)Y洲・R石堂、(B組)I田・A部・O橋、(C組)I崎・T田、(D組)O下・S崎・A野、(E組)K口・H野、(F組)O河内・I吉、(G組)I田・Y本、(H組)O西
審議事項:
(1)事前プレ告知による出欠状況
 各クラスメール等により事前告知済み。各クラス共に2~3名以上の出席報告。

(2)飲食関係について
 料理は40名分相当のオードブルを手配中、その他乾き物等を準備予定。万一当日不足の際は、宅配ビザや武蔵小山商店街で追加調達する。
 ドリンク類は、出席人数に合わせて追加予定。
 クーラーボックスは2台手配済み。
 テーブルクロス、コップ・皿類、ごみ処理関係を含めて飲食担当が準備中。

(3)二次会会場について
 会場の広さやトイレの数などを考慮し、目黒・不動前での開催場所を再検索。

(4)クイズイベントについて
 勝ち上がりトーナメント制に敗者復活戦を加えて7戦・21問と変更し、問題案を作成する。

(5)会場レイアウト・飾り付けについて
 七夕をイメージして笹竹を5~6本を調達。事前に短冊を用意し、出席者に願い事の記入・笹への取り付けを促す。
 ステージ上の横断幕の作成を検討。
 出席される恩師への記念品予算額の決議。
 幹事の服装について検討。(浴衣など夏っぽい服装)

(6)案内状について
 文面は、二次会場の確保を待ち、データを各クラス幹事に配信。
 往復はがきは各クラス幹事にて調達し印刷発送。(領収証を基に後日精算)
 案内状発送~出席確認までのスケジュール
 ①4/28~5/5の期間に各クラス幹事担当者により発送。
 ②5/26時点の出欠を各クラス幹事担当者は事務局に連絡。集計フォームは事務局より各クラス幹事担当者へ配信。
 ③6/5に仮締めし、人数を事務局に連絡。
 ④6/15を期限として最終人数を事務局をに報告。その後の増減は随時連絡。

(7)各幹事の役割分担の確認
 各幹事の担当班およびリーダーにつき決議。
 一次会、二次会の受付・集金方法については別途検討。

(8)会場準備作業について
 前日(7/6)午後より中ホールを予約済み。クーラーボックスおよび飾り付け材料・備品などを前日搬入し作業。

(9)一次会の撤収作業について
 二次会先発組以外は、全員で撤収作業を行う。詳細は最終幹事会で決議。

(10)その他
 写真撮影については、専属撮影担当を設けず、各クラス適宜撮影し後日データを収集。
 歓談中のBGMについては事務局が準備。
 次回幹事会開催は、6月23日(土)、14:00~、於:小山台会館とする。
 クイズ班によるイベント・リハーサルを6月8日(金)夜、小山台会館3F大ホールにて予定。

 ※幹事会終了後、二次会会場については目黒駅前を予約確保。1フロア貸切・会費3,000円/人・3時間、70名が最低保障人数。数十枚の案内図を当日準備し、一次会中締め時に配布。二次会先発組のうち受付・集金担当以外1~2名が店外で案内・誘導を行う。
以上

クイズ班によるイベントリハーサル

日時:2012年(平成24年)6月8日(金)夜
場所:小山台会館(東京・武蔵小山)
トピックス:本番さながらの練習で、ケガをする幹事もいました(-_-;

第5回幹事会記録

日時:2012年(平成24年)6月23日(土)、14:00~16:00
場所:小山台会館(東京・武蔵小山)
出席者:(A組)Y洲・R石堂、(B組)I田・A部・O橋、(C組)T田、(D組)A野、(E組)K口・H野、(F組)O河内・I吉・H詰、(G組)I田、(H組)O西・M部
審議事項
(1)幹事分の会費集金と一部立替経費の精算
 立替経費の未清算分については、後日事務局との間で精算。

(2)同期会予算案について
 当初予算(80名参加)から135名参加と大幅な変動があったため、再予算案を作成し承認。
 参加いただく恩師の二次会会費、同席する子供の参加費は徴収しないことを決議。

(3)飲食関係の業者への支払について
 料理に係る費用は事務局が事前に準備。
 ドリンク類は、空き瓶・空き缶の回収時刻(21時)までに事務局が準備。

(4)前日の準備作業について
 7月6日(金)の15:00より準備開始。水槽およびテーブルの準備と、七夕の飾り付けの資材搬入と事前作業。
 現在4名が準備作業参加可能。参加可能な幹事は事務局まで連絡。
 作業が長引き夜までかかる場合があるため、準備の進捗度合いでヘルプメールを当日配信。

(5)同期会当日の集合について
 幹事の集合時間は午後2時を原則とする。2時には来れない者は事務局に連絡。
 前日準備が想定より進まなかった場合は、午前中に作業を行うため、午前中から参加可能な者は事務局に連絡。

(6)受付・集金について
 受付担当者を増強し、5人体制とすることを決議。
 受付で集金後にリボン(一次会だけ参加:青、一次会・二次会とも参加:ピンク)と短冊を渡す。
 受付後にドリンクを配布し、短冊への記入と笹への結びつけを促す。(記入用のペンは笹の付近に置いておく)
 お釣り用の千円札は事務局で準備する。
 リボンの残数より参加人数を逆算して算出する。
 各クラス幹事より参加者にメール等で、釣銭の要らないように会費を持参するよう周知依頼する。
 受付担当者が集計作業で席を外す場合は、受付担当の依頼に基づき適宜、空いている幹事が代行する。
 会場準備・受付準備が整うまでは、1階案内担当者は参加者を1階ロビーで待機させる。
 先生が到着した際は、受付に列が出来ていても優先して集金し、ホール内に案内する。
 受付を締めた後に到着した参加者については、リボンが無いため、気付いた幹事が支払いを促し受付担当に連絡する。
 総合司会は、適宜のタイミングで未払いの人がいないかどうかアナウンスする。
 受付担当は集計後、二次会参加者分の二次会会費を二次会担当者に渡す。

(7)総合司会、各挨拶の担当者について
 司会者が不慮の事態で当日出席できない場合を考慮し、サブ司会者を選任。
 開会挨拶、乾杯の音頭の担当者につき決議。

(8)記念撮影およびクイズイベントについて
 16:50を目安に運動会の各団毎に集合写真を撮影。
 記念撮影が終わり次第(17:00を目安)クイズイベントを開始。
 各団で対戦相手の抽選に立つ団長を事前に決めておくこと。
 賞金の授与は事務局が担当する。
 対戦を明示するホワイトボードは会館より調達可能。

(9)飲食関係について
 料理(オードブル)は60人前を手配し、追加発注は行わない。万が一必要な場合は、当日適宜調達。(乾き物類や宅配ピザなど)
 ドリンク類も当初の数量で発注、必要なら当日追加発注が可能。
 ソフトドリンクはウーロン茶とオレンジジュースとする。
 ドリンク類の搬入は15:00頃の予定。
 スナック・乾き物類は適宜大皿に盛り付ける。
 司会は、適宜ごみの分別等(特に飲み残しの飲料に係る留意事項)をアナウンスする。
 空き瓶・空き缶は酒屋が回収に来るため、必ず空にしてダンボールに戻すことを徹底する。

(10)DVD(スライドショー)上映について
 可能であれば、開場時に現在の小山台高校の様子を編集したDVDを上映する。
 一次会終了前には前回のスライドショーを再上映する。(30分)

(11)中締めの挨拶について
 中締めの音頭の担当者につき選任。挨拶後、二次会への速やかな移動を促す。

(12)二次会への案内・誘導について
 撤収作業の開始と並行して、参加者の会館からの退去を促す。
 参加者数名ごとに、二次会場の案内図を渡す。(案内図は事務局が準備)

(13)二次会先発隊について
 5名体制とすることを決議。
 二次会からの参加者もいるため、19:20頃出発予定。
 二次会会費未払者と払済者を受付前で分別する担当は、事務局が行う。
 受付担当者は未払者から集金を行い、一次会のみの参加者(青色のリボン)はリボンをカット、二次会からの参加者は黄色のリボンを渡す。
 会場内の担当者は、早く来た人から適宜席を詰めるように案内し、頃合を見て受付担当の支援を行う。

(15)一次会会場の撤収について
 リーダーの指示に従い行動、掃除機は会館より借用する。
 片付けや処分が面倒なものは、事務局のバン(地下駐車場)に収納する。
 酒屋の空き瓶・空き缶の回収は21:00予定。
 早めに撤収が完了すれば、最低人数を残して二次会会場へ移動。

(16)その他
 禁煙の表示(喫煙所(BF)の案内)は事務局が準備する。
 ごみ箱・飲み残しの処分場所等、その他必要な掲示物は各班担当者にて作成する。
 スナップ写真の撮影は各クラスで適宜行い、データはWeb担当者に後日集約する。
 幹事打ち上げ:7月20日(金)19:30より、「スナックかおる」(武蔵小山・高21回生のお店)、会費5000円/人とする。
以上

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